Le déploiement des listes de diffusion dans AMU a été entériné par le Conseil d'administration en date du 27 mars 2012. Ce dispositif permet d'adresser des messages à un ensemble d'abonnés, regroupés par la thématique d'une liste, qu'ils reçoivent dans leur boite aux lettres électronique nominative.
Ce service est accessible à toutes les entités administratives de l'établissement : équipe politique, services centraux, services communs, composantes, laboratoires et fédérations de recherche. L'organisation de congrès et d'évènements, les équipes projet et les associations peuvent aussi en bénéficier. A ce titre, les responsables sont impliqués dans le processus de demande et sont les propriétaires par défaut des listes créées pour leur entité.
Les principes retenus s'appuient sur une cohérence dans les intitulés des listes afin d'assurer une lisibilité accrue (voir le référentiel de nommage de l'établissement) et une délégation de la gestion des listes au plus près des utilisateurs (autorisation de création, modérateurs éventuels, abonnés…).
L'annuaire des listes inventorie toutes celles disponibles pour AMU (aussi accessible depuis l'ENT par l'onglet Bureau/ListesAMU). La consultation est possible par catégorie, par accès alphabétique et par mots-clé.
Demandeurs de création de liste : ce que vous devez savoir
L’utilisation de liste de diffusion met en présence divers types d’intervenants :
- L’établissement, par l’intermédiaire de la Direction du Numérique (DirNum), en tant qu’opérateur du service,
- Le(s) propriétaire(s) de la liste de diffusion,
- Le(s) modérateur(s) de la liste de diffusion
- Les auteurs de messages postés sur la liste de diffusion.
Responsabilités et obligations
Les propriétaires par défaut sont le/la responsables de l'entité administrative concernée par la liste et, après validation, l'agent qui en fait la demande. Ils ont donc toutes possibilités d'adapter la liste à leur besoin, notamment la déclaration d'autres propriétaires et les modérateurs. Pour cela, ils disposent d'une interface de gestion, une documentation et le support technique de la DirNum(voir documentation). Nota : pour que la politique de nommage établie par AMU soit respectée dans le temps, un propriétaire devra obligatoirement saisir la DirNum s’il désire renommer une liste déjà existante.
Toute utilisation d'une liste de diffusion est soumise à la législation française dont les points principaux ont été repris dans la Charte régissant l'usage du système d’information de l’université d'Aix-Marseille, article IV. L’auteur d’un message est donc informé que le fait de poster dans une liste engage sa responsabilité. Les propriétaires et les modérateurs d’une liste doivent œuvrer pour garantir le respect de la charte. Dans le cas d’une liste modérée, ils doivent vérifier le contenu des messages (y compris des liens y figurant) avant de les diffuser sur la liste. Dans le cas d’une liste sans modération, les propriétaires se doivent de surveiller les messages postés sur la liste et réagir le plus rapidement possible en cas de manquement d’un auteur en intervenant dans la liste pour dénoncer un usage abusif grave et en signalant l'abus à la DirNum.
La liste des abonnés et l’archive des messages circulant dans une liste constituent des fichiers nominatifs aussi leur utilisation doit être strictement limitée à la gestion de la liste. Les abonnés, les propriétaires et les modérateurs doivent être informés dès qu'ils sont ajoutés à une liste.
Le(s) propriétaire(s) doivent gérer leur(s) liste(s) :
- décrire et paramétrer la liste : les principales caractéristiques sont décrites dans la documentation fournie.
- veiller au bon fonctionnement de la liste : gestion des propriétaires, gestion des modérateurs , gestion des abonnements-désabonnements-changements d’adresses, surveillance des messages postés...
Prérogatives et obligations de l’établissement
L’Université d’Aix Marseille se réserve la possibilité pour motif grave ou impératif technique d'arrêter sans préavis une liste et de modifier tout élément technique concernant le service sous sa maîtrise. Dans la mesure du possible, le propriétaire de la liste sera prévenu par un message sur son compte de messagerie nominatif du domaine univ-amu.fr.
Acceptation des conditions
Le formulaire de demande de création de listes dispose d'un article qui doit être coché pour indiquer que vous reconnaissez avoir été informé de ce qui précède et en acceptez les termes.
IMPORTANT : avant de demander la création d'une nouvelle liste, notamment pour les listes générales qui peuvent être demandées par plusieurs services, prière de vérifier qu'elle n'existe pas déjà dans l'annuaire des listes.
Pour effectuer une demande de création de liste, passer par le formulaire dédié au sein de Facilit'AMU. Accès : « Déposer ma demande » -> Taper « liste de diffusion » dans la barre de recherche et choisir « Création/Modification de listes de diffusion ».
La demande sera automatiquement envoyée pour validation au responsable de l'entité concernée.
Pour solliciter le support technique de la DirNum, faire un ticket d'assistance depuis l'ENT.