L'établissement a mis en oeuvre le dispositif de gestion des listes de diffusion en l'associant à des procédures visant à garantir une cohérence optimale de l'ensemble des listes.

Cela s'appuie sur :
  • une politique de nommage des listes tant pour les règles de construction du nom lui-même que des éléments utilisés pour le constituer. 
  • une validation des demandes de création de listes par l'autorité la plus à même de s'assurer de la cohérence de l'ensemble des listes de son ressort, dont le bien-fondé de la demande et de ses caractéristiques importantes telles que le nom, le type et la modération.
  • la propriété par défaut de la liste attribuée au responsable de l'entité concernée.

Autorisation de création et propriétaires

Pour les services centraux et communs, l'autorisation de création est délivrée par le DGS et la propriété de la liste revient au chef de service.
Pour les composantes/laboratoires/fédération de recherche/Projet/PIA/colloque, l'autorité de création et le propriétaire par défaut sont respectivement le directeur ou doyen de la composante, le directeur du laboratoire ou de la fédération, le responsable du projet ou du PIA ou du colloque.
Pour les listes générales, l'autorité de création et le propriétaire par défaut est le DGS.
Pour les autres cas, la gouvernance est saisie pour décision.
 
Lorsque la demande est faite par l'autorité habilitée à partir du formulaire, elle est immédiatement transmise à l'équipe support technique pour création. Mais une demande peut aussi être effectuée par un agent qui agit en son nom ou a interet à disposer d'outils pour exercer ses missions. L'autorité habilitée recevra alors un message contenant un lien pour accéder à une page lui permettant de valider ou pas la demande. Sauf instruction contraire, le demandeur de la liste sera déclaré aussi comme propriétaire supplémentaire.

Politique de nommage 

L'établissement a constitué un groupe de nommage constitué des : vp-ca, vp-cevu, vp-cs, vp-com, vp-si, dgs, dircom et dosi. Il est saisi autant que de besoin pour maintenir à jour le référentiel et les règles associées.
 
Le respect de cette politique nécessite un bonne compréhension par le demandeur afin de lui permettre de :
  1. vérifier préalablement si sa demande ne correspond pas à une liste déjà existante à partir de l'annuaire des liste
  2. faire une demande la plus compréhensible possible à partir du formulaire correspondant; évitant ainsi de nombreux échanges de mise au point. Des exemples sont donnés ci-après.
Le principe général de constitution des noms de liste retenu est de concaténer les divers éléments en partant de l’élément le plus général pour aller vers le plus spécifique et en les séparant par des tirets "-".
Nom = <élément1>[-<élément2>-…<élémentN>] 
La politique de nommage prévoit ainsi que la structure de validation (composante ou laboratoire labelisé) soit inclus dans le nom de la liste.
Le nom est suffixé par @etu.univ-amu.fr ou @univ-amu.fr suivant s’il est à destination des étudiants ou pas afin de rester cohérent avec les choix effectués pour la messagerie. 
 
A titre d'illustration, cela revient à parcourir un organigramme en descendant jusqu'au niveau qui interesse le demandeur. Ainsi pour un secretariat de direction d'un service commun, par exemple, on commence par AMU (qui par convention est omis puisque toutes les listes se trouve dans le domaine univ-amu.fr) puis on va sur le service commun concerné puis sur la direction puis sur son sécrétariat.
Soit <acronyme du service>-direction-secretariat @univ-amu.fr.
Cette logique s'applique pareillement lorsque des éléments autres qu'une entité administrative sont utilisés tels que, par exemple, des éléments géographiques ou de périmètre.
 
Chaque élément utilisé pour constituer un nom est validé par le groupe de nommage et s'impose comme seule possibilité de signifier le concept souhaité. Ainsi, par exemple, le terme "direction" a été préféré aux autres formes possibles tels que "directeur", "dir"...
Si une demande de création nécessite un terme hors du référentiel existant, le demandeur fait sa proposition de nom de liste et l'élément nouveau sera soumis au groupe de nommage pour validation préalablement à la création de la liste.
 
La liste des termes du référentiel déjà validés est mise en ligne et mise à jour dès nouvelle décision du groupe de nommage.
Afin de permettre de cibler le terme recherché, ceux-ci sont associés à titre indicatif à un critère sur lequel la liste peut être créée :
 
ACR acronyme et adresse web de service
ORG entité organisationnelle
TECH fonction technique 
ABO nature d'abonnés  
ACT activité, thématique et secteur disciplinaire
GEO critère géographique
ADM fonction administrative
APP appel à projet et projet
FORM formation